Définitions
Au sens de la présente Politique, les termes suivants seront utilisés :
« AIPD » • Analyse d’Impact relative à la Protection des Données.
« CNIL » • Commission Nationale Informatique et Libertés.
« Destinataire » • La personne physique ou morale, l’autorité publique, le service ou tout autre organisme qui reçoit communication de données à caractère personnel, qu’il s’agisse ou non d’un tiers.
« Donnée à caractère personnel » • Toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable ; est réputée être une « personne physique identifiable » une personne physique qui peut être identifiée, directement ou indirectement, notamment par référence à un identifiant, tel qu’un nom, un numéro d’identification, des données de localisation, un identifiant en ligne, ou à un ou plusieurs éléments spécifiques propres à son identité physique, physiologique, génétique, psychique, économique, culturelle ou sociale.
« DPO » • Data Protection Officer ou Délégué à la Protection des Données.
« Personne concernée » • La personne physique à laquelle se rapportent les données à caractère personnel faisant l’objet du traitement.
« Privacy by Default » (Protection des données par défaut) • « SOS OXYGENE DISTRIBUTION » met en œuvre les mesures techniques et organisationnelles appropriées pour garantir que, par défaut, seules les données à caractère personnel qui sont nécessaires au regard de chaque finalité spécifique du traitement sont traitées.
« Privacy by Design » (Protection des données à caractère personnel dès la conception) • « SOS OXYGENE DISTRIBUTION » met en œuvre, tant au moment de la détermination des moyens du traitement qu’au moment du traitement lui-même, des mesures techniques et organisationnelles appropriées destinées à mettre en œuvre les principes relatifs à la protection des données de façon effective et à assortir le traitement des garanties nécessaires afin de répondre aux exigences du RGPD et de protéger les droits de la personne concernée.
« RGPD » • Règlement Européen 2016/679 du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel.
« Responsable de traitement » • La personne physique ou morale, l’autorité publique, le service ou un autre organisme qui, seul ou conjointement avec d’autres, détermine les finalités et les moyens du traitement.
« Sous-traitant » • La personne physique ou morale, l’autorité publique, le service ou un autre organisme qui traite des données à caractère personnel pour le compte du responsable du traitement.
« Tiers » • Une personne physique ou morale, une autorité publique, un service ou un organisme autre que la personne concernée, le responsable du traitement, le sous-traitant et les personnes qui, placées sous l’autorité directe du responsable du traitement ou du sous-traitant, sont autorisées à traiter les données à caractère personnel.
« Traitement » • Toute opération ou tout ensemble d’opérations effectuées ou non à l’aide de procédés automatisés et appliquées à des données ou des ensembles de données à caractère personnel, telles que la collecte, l’enregistrement, l’organisation, la structuration, la conservation, l’adaptation ou la modification, l’extraction, la consultation, l’utilisation, la communication par transmission, la diffusion ou toute autre forme de mise à disposition, le rapprochement ou l’interconnexion, la limitation, l’effacement ou la destruction.
Préambule
« SOS OXYGENE DISTRIBUTION » tient à placer la protection des données à caractère personnel au cœur de ses engagements.
« SOS OXYGENE DISTRIBUTION » s’engage donc, par la présente Politique de Protection des Données, à respecter la réglementation en matière de protection des données à caractère personnel concernant notamment ses clients, prospects, salariés, fournisseurs, prestataires, partenaires et interlocuteurs professionnels, conformément au Règlement Européen 2016/679 du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel (RGPD) et à la Loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés.
Objectifs
Par le biais de la présente Politique de Protection des Données, « SOS OXYGENE DISTRIBUTION » s’engage expressément à :
- Respecter les recommandations et, plus largement, la doctrine de la CNIL en matière de protection des données à caractère personnel, ou à justifier toute différence ;
- Se conformer aux préconisations de l’Agence Nationale de la Sécurité des Systèmes d’Information (ANSSI) ;
- Anticiper tout projet mettant en œuvre des données à caractère personnel dans le respect des principes dits de Privacy by Design et Privacy by Default définis à l’article 25 du RGPD ;
- Mettre en place des procédures internes permettant de contrôler le respect des obligations légales et des engagements pris par « SOS OXYGENE DISTRIBUTION » ;
- Faciliter l’exercice des droits reconnus aux personnes concernées ;
- Assurer la plus grande transparence sur les traitements de données à caractère personnel mis en œuvre.
Délégué à la Protection des Données (DPO)
Le DPO est le « chef d’orchestre » de la mise en conformité au sein d’un organisme. Son rôle est de former et d’informer, conseiller, contrôler et sensibiliser sur toutes les questions relatives à la protection des données à caractère personnel. Il a pour mission la protection, la sécurité et la confidentialité des données à caractère personnel.
Afin de garantir le plus grand respect de la réglementation et d’assurer la plus grande transparence envers ses salariés, clients, prospects, fournisseurs, prestataires et partenaires, « SOS OXYGENE DISTRIBUTION », en sa qualité de responsable de traitement, peut désigner un DPO ou un référent à la protection des données.
Les coordonnées de contact dédiées à la protection des données doivent être complétées ici avec les informations officiellement retenues par « SOS OXYGENE DISTRIBUTION ».
Collecte et utilisation des données
« SOS OXYGENE DISTRIBUTION » s’engage, en sa qualité de responsable de traitement, à collecter uniquement les données à caractère personnel strictement nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées et ce, directement auprès des personnes concernées, notamment ses clients, prospects, salariés, fournisseurs, prestataires, partenaires et interlocuteurs professionnels.
Lorsque le consentement de la personne concernée est nécessaire à la collecte et au traitement de certaines données, « SOS OXYGENE DISTRIBUTION » s’engage à recueillir ce consentement conformément aux exigences du RGPD.
Dans le cas où des données seraient collectées indirectement, « SOS OXYGENE DISTRIBUTION » s’engage à informer les personnes concernées conformément aux exigences réglementaires applicables.
« SOS OXYGENE DISTRIBUTION » s’engage également à ne pas traiter les données d’une manière incompatible avec les finalités pour lesquelles elles ont été initialement collectées.
Conservation des données
« SOS OXYGENE DISTRIBUTION » s’engage à conserver les données à caractère personnel de ses clients, prospects, salariés, fournisseurs, prestataires, partenaires et interlocuteurs professionnels pendant une durée n’excédant pas celle nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées.
En tout état de cause, le droit à l’information dont jouissent les personnes concernées implique que celles-ci soient informées de la durée de conservation des données à caractère personnel les concernant ou des critères permettant de déterminer cette durée.
Communication des données
« SOS OXYGENE DISTRIBUTION » souhaite être transparente quant à l’utilisation qui est faite des données à caractère personnel de ses clients, prospects, salariés, fournisseurs, prestataires, partenaires et interlocuteurs professionnels.
Pour ce faire, ceux-ci sont informés que les données à caractère personnel les concernant sont susceptibles d’être communiquées :
- Aux services internes de « SOS OXYGENE DISTRIBUTION » qui ont un besoin réel et justifié d’accéder à ces données ;
- Aux services internes du Groupe SOS OXYGENE, le cas échéant, qui ont un besoin réel et justifié d’accéder à ces données ;
- À tout sous-traitant ou prestataire ayant un besoin réel et justifié d’accéder à ces données ;
- À tout organisme ou tiers auquel « SOS OXYGENE DISTRIBUTION » serait tenue, en vertu d’une obligation légale ou réglementaire, de communiquer de telles données à caractère personnel.
Respect des droits des personnes
Dans le cadre permis par le Règlement Européen, « SOS OXYGENE DISTRIBUTION » s’engage à respecter et à faire respecter les droits dont jouissent les personnes concernées, à savoir :
- Droit à l’information ;
- Droit d’accès ;
- Droit de rectification ;
- Droit à l’effacement ;
- Droit à la limitation du traitement ;
- Droit à la portabilité ;
- Droit d’opposition ;
- Droit de ne pas faire l’objet d’une décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé ;
- Droit à décider du sort de ses données personnelles après son décès.
Gestion des violations de données
« SOS OXYGENE DISTRIBUTION » s’engage à prendre toutes les mesures nécessaires afin de minimiser les impacts d’une éventuelle violation de données à caractère personnel pour les personnes concernées.
« SOS OXYGENE DISTRIBUTION », en sa qualité de responsable de traitement, s’engage à notifier toute violation de données à caractère personnel à la CNIL dans les meilleurs délais et, si possible, 72 heures au plus tard après en avoir pris connaissance, à moins que la violation en question ne soit pas susceptible d’engendrer un risque pour les droits et libertés des personnes physiques.
« SOS OXYGENE DISTRIBUTION » s’engage également à communiquer toute violation de données à caractère personnel à la personne concernée dans les meilleurs délais lorsque la violation en question est susceptible d’engendrer un risque élevé pour ses droits et libertés.
Sécurité et confidentialité
Dans le respect de la réglementation et dans la mesure où la sécurité et la confidentialité des données à caractère personnel de ses clients, prospects, salariés, fournisseurs, prestataires, partenaires et interlocuteurs professionnels constituent un enjeu majeur, « SOS OXYGENE DISTRIBUTION » s’engage à mettre en place les mesures techniques et organisationnelles appropriées afin de garantir un niveau de sécurité adapté au risque.
« SOS OXYGENE DISTRIBUTION » s’engage à s’assurer que ses sous-traitants et partenaires présentent des garanties appropriées quant à la mise en œuvre de mesures techniques et organisationnelles, dans le respect du RGPD et des droits des personnes concernées.
Privacy by Design
Dans le respect de la réglementation, « SOS OXYGENE DISTRIBUTION » s’engage, avant de mettre en œuvre tout traitement de données à caractère personnel, à :
- Informer le DPO ou le référent compétent de tout nouveau projet de traitement de données à caractère personnel ;
- Suivre les recommandations formulées sur les questions relatives à ce projet concernant la protection des données à caractère personnel ;
- Effectuer ou faire effectuer une AIPD lorsqu’elle est jugée nécessaire ;
- Sensibiliser le personnel sur la protection des données à caractère personnel par le biais de formations, sensibilisations et outils pédagogiques ;
- Plus généralement, mettre en place les mesures techniques et organisationnelles appropriées afin de répondre aux exigences du RGPD et de protéger les droits des personnes concernées.
Traitement des données à caractère personnel des clients
« SOS OXYGENE DISTRIBUTION » fournit et distribue des gaz à usage médical, des dispositifs médicaux, des équipements et des accessoires, ainsi que des services associés. Dans le but de mieux servir ses clients, plusieurs traitements de données à caractère personnel peuvent être mis en œuvre, à savoir :
-
La gestion administrative et commerciale des demandes et dossiers clients, ce qui permet de :
- Répondre aux demandes de renseignements et de devis ;
- Établir, traiter et assurer le suivi des devis et des commandes ;
- Organiser la fourniture et la distribution des gaz à usage médical, des dispositifs médicaux, des équipements et des accessoires ;
- Organiser et assurer le suivi des livraisons ;
- Organiser l’installation et la mise en service des équipements lorsque la prestation le nécessite ;
- Assurer la maintenance et le suivi technique des équipements ;
- Organiser et assurer le suivi des formations proposées par « SOS OXYGENE DISTRIBUTION » ;
- Communiquer avec les clients pour la récupération des informations et documents nécessaires au traitement de leurs demandes ;
- Gérer d’éventuels différends et réclamations relatifs aux produits et prestations fournis ;
- Le suivi des réclamations et remontées d’informations relatif à la mise en place et au maintien des normes de qualité.
Dans ce cadre, les données susceptibles d’être traitées concernent notamment l’identité et les coordonnées des interlocuteurs, les informations relatives à l’entreprise ou à l’établissement représenté, les demandes de renseignements ou de devis, les commandes, les produits, gaz, dispositifs médicaux, équipements ou services demandés, les informations nécessaires aux livraisons, installations, interventions, maintenances ou formations, ainsi que les échanges réalisés avec les équipes de « SOS OXYGENE DISTRIBUTION ».
Les données qui y sont relatives sont destinées à un usage interne et peuvent être communiquées, lorsque cela est nécessaire à l’exécution de la prestation, aux prestataires intervenant notamment dans le cadre de la livraison, de l’hébergement, de la maintenance ou de prestations techniques nécessaires à la fourniture du service concerné.
Traitement des données à caractère personnel des professionnels
« SOS OXYGENE DISTRIBUTION » est susceptible de traiter des données à caractère personnel relatives à ses interlocuteurs professionnels, notamment dans le cadre de ses relations avec les établissements de santé, professionnels de santé, entreprises, organismes, fournisseurs, prestataires et partenaires.
Ces données peuvent être utilisées pour la gestion des relations commerciales et contractuelles, le traitement des demandes, la préparation et le suivi des devis et commandes, l’organisation des prestations, le suivi administratif, la facturation, la maintenance, la formation, le support, ainsi que le respect des obligations légales et réglementaires applicables.
Prospection
« SOS OXYGENE DISTRIBUTION » peut mettre en œuvre un traitement ayant pour finalité la gestion de la prospection à destination de ses interlocuteurs professionnels, dans le respect des règles applicables en matière de prospection commerciale et de protection des données à caractère personnel.
Ce traitement peut être mis en œuvre dans le cadre de l’intérêt légitime de la Société à administrer et développer son activité commerciale, sous réserve du respect des droits des personnes concernées.
Transparence des liens d’intérêt
Lorsque « SOS OXYGENE DISTRIBUTION » est soumise à des obligations légales ou réglementaires en matière de transparence des liens d’intérêt, elle met en œuvre les traitements nécessaires au respect de ces obligations et à la transmission ou publication des informations requises auprès des organismes ou plateformes compétents.
Les données concernées sont traitées uniquement dans la mesure requise par les textes applicables et sont accessibles aux personnels et services habilités ainsi qu’aux autorités ou organismes compétents lorsque la réglementation l’impose.
Droit et modalités d’exercice
Conformément à la loi « Informatique et Libertés » du 6 janvier 1978 modifiée et au Règlement Européen 2016/679 du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel, vous disposez d’un droit d’accès et de rectification aux informations qui vous concernent ainsi que, dans le cadre permis par la réglementation, d’un droit d’opposition, du droit à la limitation du traitement et à l’effacement.
Vous pouvez exercer ces droits auprès de :
SOS OXYGENE DISTRIBUTION • 521 Rue de l'innovation • Lieusaint • Tél : 01 64 05 50 91.
Si vous estimez, après nous avoir contactés, que vos droits Informatique et Libertés ne sont pas respectés, vous pouvez adresser une réclamation auprès de la CNIL.
Les coordonnées du DPO ou du contact dédié à la protection des données de « SOS OXYGENE DISTRIBUTION » doivent être complétées ici avec les informations officiellement retenues par la Société.
Droit d’auteur – Copyright
L’ensemble du site de « SOS OXYGENE DISTRIBUTION » relève de la législation française et internationale sur le droit d’auteur et la propriété intellectuelle. Tous les droits de reproduction sont réservés, y compris pour les documents téléchargeables et les représentations iconographiques et photographiques.
La reproduction de tout ou partie de ce site, notamment des contenus relatifs aux gaz à usage médical, aux dispositifs médicaux, aux équipements, aux accessoires, aux formations et aux services proposés par « SOS OXYGENE DISTRIBUTION », sur un support électronique quel qu’il soit est formellement interdite sauf autorisation expresse du directeur de la publication.
Conduite responsable
« SOS OXYGENE DISTRIBUTION » est pleinement engagée dans une démarche de conduite responsable dans le cadre de ses activités de distribution de gaz à usage médical, de dispositifs médicaux, d’équipements et d’accessoires, ainsi que des services associés.
La Société met un point d’honneur à exercer ses activités en toute légalité, de manière responsable, transparente et éthique, dans le respect des exigences applicables à ses activités, à ses produits et aux services proposés à ses clients.
Dans le cadre de son appartenance au Groupe SOS OXYGENE, « SOS OXYGENE DISTRIBUTION » s’inscrit également dans les dispositifs mis en œuvre par le Groupe visant à prévenir et à lutter contre la corruption, notamment ceux énoncés dans le Code de Conduite, en conformité notamment avec la Loi Sapin II.